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不少工作于辦公室的朋友經常會接觸一些辦公用紙，像打印紙，打卡紙，傳真紙等等，而這些辦公的朋友可能預想不到一個公司每個月花費在購買此類紙張上的成本有多高，特別是作為公司的行政人員，要如何選購適合不同文檔需要的紙張且控制好預算，恐怕在紙張信息量缺乏的現在還難以有更好的選擇，今天筆者將全面地對現代辦公用紙的來由選用進行分析，讓行政人員的你可以更好地進行選購。
早在西漢時期，我國就出現了紙，到東漢時（公元3世紀），蔡倫對造紙術進行了改進，紙的使用便逐漸增多。那么紙是什么呢？據《中華人民共和國國家標準(GB4687-84)規定,紙就是從懸浮液中將植物纖維，礦物纖維，動物纖維，化學纖維或這些纖維的混合物沉積到適當的成形設備上，經過干燥制成的平整、均勻的薄頁。
如今， 紙的應用已擴展到文化科學，日常生活、醫療衛生、商業、國防和工農業生產等各個領域。下文中，我們主要介紹常用辦公紙品。可以說，辦公紙品是所有辦公用品中被忽視的一塊，它沒有被大家所重視。是的，它不是什么大的設備、器件，也比較便宜，似乎可以忽視，但因為用得多，用得頻繁，它對于我們的日常辦公是不可或缺的。現在市面上辦公紙品種類繁多，如：標簽紙、復寫紙、打卡紙、復印紙、打印紙、相紙、傳真紙……，品牌也非常多樣，質量不一。如何從龍魚混雜中找到最適合您的紙品呢？古人言：“不積跬步，無以致千里；不積小流，無以成江海……”，如何日積月累，積少成多呢？希望下面的介紹對您有所幫助。
打印紙與復印紙的全面檢測絕招！
在我們日常辦公紙張用品中，使用最多的辦公紙張是復印紙和打印紙了，而最常用的規格就是A3和A4。目前，市場上復印紙、打印紙品牌很多， 也有不少名牌產品，如：愛普生、東港、冠豪、紅旗艦、惠普、佳能、金旗艦、金球、金天章、柯達、綠天章、旗艦、施樂、雙龍、天章、王子、小鋼炮，至于價格，他們相差也不是特別大，用戶可以根據自己的打印機或者復印機品牌來選擇打印紙，如果有更好的兼容性，那打印和復印效果會更好。
復印紙
雖然辦公中每天都與復印紙、打印紙接觸，但很多辦公人員對于紙張的認識還是很淺，下面比較全面的介紹了紙張的各種性能及其在日常辦公中的影響， 在購買的時候，可以參考以下性能參數，會有很大幫助的。特別是對于打印紙和復印紙，完全可以參照下面的要點進行選購。
抗張強度：抗張強度是指紙或紙板所承受的張力。通常以絕對抗張力表示：即一定寬度的試樣的抗張力（牛頓）；或以裂斷長表示：即一定寬度的紙條在本身重力作用下將紙拉斷時所 需的紙張長度（米）；或與橫向切面的抗張力表示；即以試樣單位橫截面的抗張力（牛頓／米2）表示。強度越高，紙張越不容易被拉壞。比如用長長的紙張打印報表、表格后，把它們貼在墻上，如果紙張的抗張強度高，那么報表或表格不容易破，保持原樣的時間會更長。
伸長率：伸長率是指紙或紙板受到一定的張力后．至裂斷時的伸長對原試樣長度的百分率。伸長率是衡量紙張強韌性的一項重要指標。 伸長率是與抗張強度相關的。伸長率越高，紙張的柔韌性就越強，紙張也不容易被拉斷，這一點上與橡皮筋有相似之處。如果伸長率太低，在使用時一個不小心就可能把紙弄破，無論對于辦公工作還是從經濟上來講，都有不良影響。
撕裂度：撕裂度是指撕裂預先切口的試樣至一定長度時所需的力，以毫牛（頓）表示。紙的斷裂度就是紙與紙板抗衡裂的能力。不知道大家有沒有發現，有些紙一旦有裂口就很容易撕開為兩半，這就是撕裂度太低的原因，所以，購買時，不妨拿樣品撕撕看，盡量選擇撕裂度高的紙張。
耐折度：耐折度是指紙和紙板在一定張力下，所能經受180°的往復折疊次數。以往復折疊次數表示。耐折度表示紙張的耐柔折疊的能力。 它在很大程度上與伸長率相關，用戶可以根據自己使用時會不會經常折疊紙張來選擇，但建議大家購買耐折度高的紙張。
定量：定量俗稱克重，是指單位面積紙張的重量，一般以每平方米多少克來表示。國外也有以每令紙多少磅或多少公斤來表示的，可以根據紙的長、寬和每令張數換算為每平方米多少克。克重在8～150g／m2的紙稱薄紙，日常使用的打印紙、復印紙、傳真紙等都屬于薄紙。 薄紙的克重也有很大差異。一般情況下使用的紙，選擇中等克重的紙張就可以了，但如果是印發重要的文件、通知，則選擇克重大的紙張比較好，會給人比較有分量的感覺，大家會更重視。
厚度：厚度表示紙張的厚薄程度。測微計進行測定，以一定的面積一定的壓力下測定紙張厚度大小，一般壓力為980千帕，一般要求一批紙或紙板的厚度一致，否則制成物品的厚薄就不一致。這個要根據具體用途來選擇，比如進行雙面打印，厚度大的紙張更為合適；如果希望文件輕便，則厚度小一些好。
緊度：緊度是指每立方厘米的紙和紙板的重量．其結果以克/厘米3表示。緊度是衡量紙或紙板結構的松緊程度的指標，是紙和紙板的基本性質。 緊度其實就是紙張的密度。一般來說，緊度越高，抗張強度也越高，因為構成紙張的纖維素結合越緊密，那么伸長率、撕裂度、耐折度也會比較高。所以它是一項比較重要的性能參數，購買時一定要多加注意。
平滑度：平滑度是指在一定的真空度下，一定容積的空氣通過受 一定壓力的試樣表面與玻璃面之間的間隙所需的時間，以秒表示。秒數越高紙張的平滑度越好。紙張平滑度越好，打印或復印時紙面與打印頭或曬鼓接觸就越均勻和完整，墨的轉移也越充分，印品呈色效果也越好。反之，平滑度差的紙張，墨轉移不均勻，不充分，且紙面對墨量的滲透性強，呈色效果也就差，往往容易使印品墨色發花、發淡。所以，選購時盡量選用平滑度好的紙張，這樣使用效果會比較好。
光澤度：光澤度是指紙張表面的鏡面反射程度，用百分率表示。紙張的光澤度越高，其表面越能像鏡子似的反射光線，越能顯示出鮮亮的外觀特性。實際上，紙張表面除了鏡面反射外，還存在著漫反射，使紙張光澤度下降。光澤度高的紙張，印品墨色也越鮮艷，墨色視覺效果也好。可以說，紙張越平滑，光澤度也越高，印品色彩的光澤度也越高。紙張的光澤度和平滑度有著密切的關系，但光澤度并非平滑度，紙張有光澤的表面，不一定就是平滑的表面。從紙張的光澤度特點來看，根據印件特點選擇合適的紙張，很有實際意義。如以文字為主的書刊文字，宜選用光澤度一般的紙，以免反射，使眼睛長時間看也不至于產生疲勞。而印品以圖版為主的版面，宜選用光澤度高的紙，使印品墨色均勻、厚實、鮮艷悅目。
紙張白度：紙張白度是指紙張受光照射后全面反射的能力，又有紙張亮度之稱，用百分率表示。紙張的白度越高，其表面越能使油墨色彩的特性準確表現出來。這是因為白紙要把通過透明墨層減色合成的色光反射回去。所以，白度高的紙張，幾乎可以反射全部的色光，使印品墨色鮮艷悅目，視覺效果好。而白度低的紙張，由于只吸收部分色光，既不能如實表現明暗部分的反差，又容易造成偏色。如有的出現偏黃，有的出現偏紅，有的出現偏綠，還有的出現偏藍等等。當紙張本身偏色時，紙面上所印的顏色便是油墨和紙張兩者綜合呈色的效果了，這樣必然會出現一些偏色情況，基于這一情況，印刷時有必要對紙張的白度和偏色情況進行對照原稿進行分析，通過采取適當的措施達到糾正偏色的目的。
紙張的吸收性：紙張的吸收性就是指紙張對油墨中的連結料及其溶劑的吸收能力，通常用百分率來表示。紙張的吸收性也叫吸墨性，它的強弱對色相和墨層的光澤性的表現非常敏感。吸墨性強的紙，印品墨色色相容易發淡，墨層也缺乏光澤度。此外，由于油墨中的連結料大部分被紙張纖維組織所吸收，顏料顆粒得不到足夠的保護，印品上的墨膜不牢固，容易使印跡發生"粉化"現象。反之，若紙張的吸墨性過弱的話，印品墨層將附著不牢，且印跡也不易干燥，容易造成印品背面蹭臟。所以，根據印品的使用特點，選擇吸收性合適的紙張，才能較好地保證質量。
在吸收了這么多有關紙張的知識之后，相信作為購買人員的你在選擇辦公用紙時會具備更好的觀察力。
《紙張知多少？教你認識辦公所用紙張（上）》中所論述到的性能幾乎適用于所有的紙張，但對于些特殊辦公紙張來說，顯然還不足。熱敏紙是一種比較特殊的辦公用紙，下面就對它進行探討。
特殊紙－－熱敏紙的質量鑒別與選購
熱敏紙其實就是熱敏打印紙、熱敏傳真紙，用于熱敏打印機和熱敏傳真機，它的質量直接影響到打印質量和保存時間，甚至影響打印機和傳真機的使用壽命。 目前市場上比較暢銷和信得過的品牌也越來越多了，如：安妮、富士、冠豪、黒王子、金旗艦、蘭王子、理光、王子、小戰神……，從價格來看，安妮、蘭王子、黑王子、王子可能會比較貴，而金旗艦、小戰神、理光、富士、冠豪價格會比較劃算。在購買的時候，無論是去商城還是網上采購，盡量貨比三家，如果可以成箱買，則更能達到物美價廉的效果。
熱敏紙
在結構上，熱敏打印紙一般分為三層，紙基層、熱敏涂層、保護層，熱敏涂層和保護層對最終效果影響很大。熱敏涂層越均勻，打印出來的顏色也就越均勻，視覺效果就越好，如果熱敏涂層不均勻，則會導致顏色深淺不一，打印質量降低。熱敏涂層的化學配方合理與否直接影響打印紙的保存時間。現在已經出現了可以保存10年的長效熱敏紙。保護涂層顧名思義起到保護作用，它可以吸收一部分導致熱敏涂層產生化學反應的光線，保護熱敏涂層，減緩打印紙的變質，并且可以保護打印機的熱敏元件不受損傷。
鑒別熱敏紙好壞鑒別三招式
外觀：選購熱敏紙的時候，要多加留意紙的外觀。從顏色，我們可以一定程度上辨別其保護涂層和熱敏涂層的質量。如果紙張很白，則說明紙張的保護涂層和熱敏涂層不合理，很可能添加了過多的熒光粉。如果紙微微泛綠，那它的質量應該比較好。紙張看起來光滑平整的話，則熱敏紙的涂層較為均勻，反之，則說明紙張涂層不均，會嚴重影響打印效果。同時，如果紙張看起來反射光很強，也是添加了過多的熒光粉的緣故，最好不要選擇這樣的熱敏紙。
陽光照射對比鑒別：這個方法非常簡單，只需將打印出的不同紙張用同一種熒光筆涂抹后放在太陽底下曬（這樣可以加速熱敏涂層對光的反應），最終它們都會變黒，變黑需要的時間越長，則這種熱敏紙的保存的時間越久。
火烤：其實火烤的方法和陽光照射進行鑒別，其原理是差不多的。大家可以用打火機在紙張背面慢慢加熱，紙張的顏色會隨著加熱而改變，如果最終的顏色呈現為棕色，說明熱敏配方不太合理，保存時間可能會比較短；如果紙張上可見細小的條紋或分散的色塊，則說明涂層不均勻。相反，質量較好的熱敏紙加熱后最終會呈現黑綠色（帶一點綠），色塊均勻，從加熱的中心向四周，顏色逐漸變淡。
現在，相信大家對于熱敏紙的選購也有一定了解了，接著再來看看如何選擇照片打印紙。
照片打印紙的選購有秘決
對于照片打印，很多消費者一直誤以為只要有好的墨盒就可以了，而對打印介質卻不大注意。其實，用數碼照片打印機輸出圖像時，只有用專業的照片打印紙才能使輸出的效果達到很高的逼真度。因為專業照片紙的表面上涂有一種特殊的涂層，它能將墨水吸入紙內，使打印效果看起來鮮艷、明亮，同時，照片紙的涂層還有保護作用，它可以較長時間地保持照片輸出時的顏色。所以，相紙的選擇及其重要。現在市場上銷售的專業照片打印紙，根據涂料層及紙張介質的不同，可以分為普通照片紙、普通光澤照片紙（光面照片紙）和高質量光澤照片紙。
在具體購買相紙的過程中主要考慮一下幾點：
紙張的兼容問題：一些彩噴打印機或彩色熱升華打印機對于相紙有特殊的要求。因此，我們一定要按照打印機的說明書上標出的特殊規格去買，比如愛普生的相紙，其兼容性比較差，要使用愛普生的打印機，效果才比較好。相比之下，柯達相紙的兼容性比較好，柯達官方宣稱其照片打印紙可以在全球75種打印機上通用。
照片打印紙
對品牌的選擇：現在市場上相紙品種及其多，可謂龍魚混雜。毫無疑問，柯達相紙無論品種數量還是質量都是屬一屬二的，富士、惠普、佳能、施樂、王子等國外品牌占有較大市場，但國內品牌也漸漸崛起，清華同方推出了彩噴紙、光澤紙和高光相紙，其性能已足以能夠滿足家用和商用了，其高光相紙采用的是進口涂布技術，兼容性非常好，可以廣泛適用于包括高解析度圖像在內的各種市場主流數碼打印機。產品表層吸墨性能佳，耐水性好。紙張白度高，打印效果清晰細膩。還采用了高速快干涂層技術，可以很好表現較高dpi畫面。其價格也不算貴。海鷗也不錯，但其相紙很少在市場上出現，不過購買海鷗兼容照相墨盒時會附送相紙。同時，因為不同品牌與不同規格的相紙打印方法有很大差別，所以購買的時候，一定要先問問打印方法與相關細節，再做抉擇。
價格：價格是一個值得考慮的方面，一般不用買太貴的相紙，只要好好保存打印出來的照片就可以了。柯達的相紙質量非常好，不過通常價格不菲。但是如果要打印的相片非常重要，并且希望長時間保存，那么可以選擇高質量（通常比較貴）的相紙，或者購買與照片打印機品牌相同的原裝相紙。（事實上也是如此，使用與打印機相同品牌的專業紙張，輸出的照片保存時間更長，打印效果更好，色彩更加逼真。）文/曉琴
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