前段泉州永豐紙業公司許老板最怕聽到這類一句話，“你們信息化?”，“你們OA了嗎?”，“你們CRM?”，還有一句“你們ERP?”，面對牛氣十足的大老板們自鳴得意，開始他聽不懂，后來才知道這些都是關信息化之類話。
一個項目動輒少則十幾萬元，多則幾十上百萬元，他有些慚愧又有些郁悶，像它們這樣要錢沒錢要人沒人的七八十號人小企業，信息化無疑離它們很遠，可望不可即，只能是按下不表。
可是一直渴望把自己企業做強做大的許老板對信息化的渴求是一日俱增，“輸人不能輸陣!”，閩南人不服輸、打拼的精神再次在許老板心中激情涌動。
2006年3月的一天，福建日報一則有關商務領航協同OA辦公系統新聞報道引起許老板高度注意，令他眼前一亮，他不禁拍案叫好:“這不是我所尋覓的信息化，所需要的解決平臺?真是踏破鐵鞋無處覓，得來全不費功夫。”
這時許老板才知道什么是商務領航及對其企業的意義。原來“商務領航”是電信公司面向所有企業客戶推出的商務品牌，它依托電信企業信息化綜合服務平臺，將眾多IT軟、硬件產品與電信的基礎通信業務和增值業務相融合，為商業客戶搭建了一個專業的、安全可靠的、高效的電信級網絡和服務平臺。商務領航最大優勢是使中小企業不需要投入專門的機器設備、IT人員及繁瑣的系統升級維護，只需每月支付幾百上千元少量的租金，拉上一條電話線，通過Internet聯網接入商務領航網絡平臺，同樣就可以享受到綜合信息化服務。這將是中小企業實現信息化的最佳路徑。
但是信息化門類很多，有ERP、CRM、SCM，還有OA等等，永豐紙業要從哪一項信息化入手，走上一條最佳信息化之路?經過多次會議與論證，許老板決定采用目前應用最基礎、最普遍也是最有成效的協同OA辦公平臺開始。可是福建電信是與哪家OA軟件商合作，這也很關鍵。當他得知是與我國素有“辦公自動化專家”之稱、目前國內最為專業、用戶數量最多的辦公自動化軟件供應商合強軟件共同打造網上辦公平臺，許老板心就安了。按許老板的話說，“合強軟件久聞其名，交給它，可放心了，有了它們，我也可隨時隨地移動辦公、遠程辦公，輕松掌控了。”
幾天后，許老板就交待行政部辦理。辦事員撥打了10000+9，說明申請商務領航OA協同辦公應用意愿，下午泉州電信商客經理就上門來辦理，洽商協議。
一周之后，泉州永豐紙業商務領航協同OA辦公平臺終于上線了。
這是永豐紙業值得紀念、非常有意義的歷史一天，駛上信息化快車道的一天，也是揚眉吐氣的一天，按許老板的話:“我也OA了!”
泉州永豐紙業商務領航合強OA平臺承擔兩個重要的職能:一個是工具和平臺層面的，讓有關的數據、信息和內容快速地流動起來，以便每個組織成員獲得盡可能多的信息資料支持;另一個則是事關“扁平化”組織的組織行為:讓每個數據都置于有關人員的審視、稽核和相互關聯的控制之下，給每個組織成員足夠的發言權，讓他們對自己提交的數據負責。
如今OA系統給泉州永豐紙業帶來許多變化，主要變化舉例如下:
一、工作效率明顯變快
泉州永豐紙業目前上的OA系統，主要包括內部郵件系統、文件分發和公文處理系統等。比起過去的文件審閱流程，一份報告從擬稿、送審到批復，整個過程快多了。有了OA系統之后，文件完全在網上發送到有關領導和職能部門，有些需要擬議的文件，可以同時分發，大大加快了公文“旅行”的節奏。而以前要按過去的程序，報告、審批文件等等，每天二十多份文件，要在各位經理和職能部門之間轉一圈，少則三到五天，多則十天半月。有時候一份文件可能壓在哪個老總或經理手里，興許十天半月也不見得能“轉”出來。員工苦不堪言，也大大影響了工作。現在這種狀況不見了。
更重要的是，公文“旅行”帶上了“時間戳記”，文件什么時間發送的，現在到了哪個環節，需要什么時間回復，回復狀況如何，相關責任一目了然。
二、內部溝通多了，管理更民主了
在用了一段時間后，大家似乎才真正意識到OA系統的好處。對企業上下影響最大的是內部溝通系統，這包括電子郵件、公文發布和辦公事務處理。這個影響，如果用一句話來概括，那就是“改變了大家過去的工作習慣”。
比如普通職員，有問題直接可以給老總發郵件，這已經不是什么新鮮事了;辦公事務相對過去顯得更透明了，現在公司正在關注哪些問題，那些問題的討論進展到什么程度了，相關的資料，比如庫存、定單進展情況，有關人員可以很方便地在內部網上面看到。
現在泉州永豐紙業員工都已經習慣每天上班的第一件事情，就是看看自己的“電子公告”、“待辦工作”、“在辦工作”、“你的郵件”分別是什么狀態，看看自己的工作計劃里還有哪些需要協調的問題，需要哪些數據和資料。工作似乎由一座精確的“時鐘”，以大家共同可以感受到的節奏控制著，整個公司有序地運轉著，人為的干預大為減少。許老板自己就有感受，“計算機網絡突破了管理幅度的限制。過去我很難做到直接與下屬的溝通，現在這很方便，可以說我的‘眼睛更亮了、耳朵更長了’。”
共2頁。
三、公司信息管理上了一個新臺階
永豐紙業公司靠制度、規范和人性化相結合來管理公司，例如:該公司比較注重用文化來管理員工，吸引員工，注重培養公司和員工的感情，提高員工的忠誠度;注重員工的個人發展，在員工生日時，在OA公告欄送上公司最衷心的祝福。
同時，企業OA也能起到管理中心的作用。根據對用戶進行管理，并根據職務以及身份設置相應的權限，從而在郵件、人力、資源、財產、系統維護等進行細節管理。當用戶在進行網絡連接時，可以隨時跟蹤訪問流量、站點控制、查出訪問站點等功能。
OA系統還具有自由接收發送郵件功能、外部郵件、存放客戶詳細信息、向個體和郵件組發送郵件備份郵件等功能。例如:用戶可以通過郵件單獨(郵件會議)溝通，或者公司一旦有什么決議時，可以快速及時地向員工傳達等。
所以，永豐紙業OA辦公系統可以為企業實現電子化管理，實現無紙化辦公，不僅能為企業節省大量的人力、財力，而且更能提高企業的信息化建設。
四、OA系統對企業以后的工作產生的影響
1、對公司計劃、預算的影響
長期以來，永豐紙業計劃和實際完成之間總存在著一些差距，為什么會有這么個差距呢?要么是計劃做得不合適，要么就是業績數字有問題。上OA系統的時候，僅僅把它看作加快信息傳遞效率的工具，這個目的實現了。但是企業組織的信息交流加快了，并不是根本目的。OA系統的根本目的之一是通過資源共享，讓公司各部門的數據之間的“契合度”更精準、更規范。所謂，“我關心數目字，但更關心你的數目字靠什么來支撐”。這個“支撐”，來自不同部門之間的緊密配合。
過去對計劃與完成指標之間的差異習以為常，這里有認識不足的問題，也有手段落后的問題。數據匯集不準確、信息反饋不及時，各個部門都有自己的數據管道，口徑未必一樣，來源也不盡相同，所以總會出現偏差比較大的情況。但是，使用OA系統后，從技術手段上應該說解決了“數據管道、數據口徑和來源”這樣那樣的問題，就應該追求更高的“數據契合度”，“既要看得準(計劃好)，也要干得好(業績增長)”。
通過這樣一些問題，使得對待像計劃、成本、銷售收入、費用這樣的數目字的時候，每個組織成員都必須進行充分的討論甚至是爭論，以便達成共識。那么，衡量這些共識是否達成的一個標準，就是計劃與完成的契合程度。 因此，商務領航合強OA系統將成為泉州永豐紙業下一步推行“管理全計劃、全預算”的良好工具和平臺。
2、對企業推行ERP的影響
OA系統實施部署快、見效快，較ERP簡單，因此，OA系統給永豐紙業將來更大企業管理系統ERP提供了很好的熱身。OA系統整合了泉州永豐紙業的日常管理、業務運作、管理系統和企業信息化的理念與方法， 形成完善的自動辦公，協助永豐紙業實現多地域、多部門、多層次的資源整合，調動相關研發、生產、市場、銷售等不同部門進行合作的一套解決方案，它的作用在于加速實現了永豐紙業經營目標，使之成為一個日漸高效率、高產出的中小企業，為不遠將來泉州永豐紙業立足福建、走向全國、做大做強打下一個堅實的基礎。
如今許老板一談起商務領航合強OA協同辦公平臺，就豎起大拇指說，“商務領航‘麻雀雖小，五臟俱全’，一個月就那幾百元，少請客吃飯一餐就夠，值，值!”
許老板又精打細算一筆賬了——“一是節支降耗取得經濟效益。我公司采用的是商務領航合強OA辦公自動化系統，簡單易用，功能強大，適用性好，單就網上收發文、網上審批等無紙化辦公每年就可減少各種會議費用、電話開支、辦公耗材等上萬元，帶來明顯經濟效益;二是加速協同與溝通提高辦公效率。無紙化辦公、內部管理系統的數字化，大大提高企業工作效率，加速企業內部信息的溝通，增強企業面對瞬息萬變的市場的快速反應能力與競爭能力，使永豐紙業管理運作體系逐步走在行業前列。”
“我也OA了!”共2頁。
三、公司信息管理上了一個新臺階
永豐紙業公司靠制度、規范和人性化相結合來管理公司，例如:該公司比較注重用文化來管理員工，吸引員工，注重培養公司和員工的感情，提高員工的忠誠度;注重員工的個人發展，在員工生日時，在OA公告欄送上公司最衷心的祝福。
同時，企業OA也能起到管理中心的作用。根據對用戶進行管理，并根據職務以及身份設置相應的權限，從而在郵件、人力、資源、財產、系統維護等進行細節管理。當用戶在進行網絡連接時，可以隨時跟蹤訪問流量、站點控制、查出訪問站點等功能。
OA系統還具有自由接收發送郵件功能、外部郵件、存放客戶詳細信息、向個體和郵件組發送郵件備份郵件等功能。例如:用戶可以通過郵件單獨(郵件會議)溝通，或者公司一旦有什么決議時，可以快速及時地向員工傳達等。
所以，永豐紙業OA辦公系統可以為企業實現電子化管理，實現無紙化辦公，不僅能為企業節省大量的人力、財力，而且更能提高企業的信息化建設。
四、OA系統對企業以后的工作產生的影響
1、對公司計劃、預算的影響
長期以來，永豐紙業計劃和實際完成之間總存在著一些差距，為什么會有這么個差距呢?要么是計劃做得不合適，要么就是業績數字有問題。上OA系統的時候，僅僅把它看作加快信息傳遞效率的工具，這個目的實現了。但是企業組織的信息交流加快了，并不是根本目的。OA系統的根本目的之一是通過資源共享，讓公司各部門的數據之間的“契合度”更精準、更規范。所謂，“我關心數目字，但更關心你的數目字靠什么來支撐”。這個“支撐”，來自不同部門之間的緊密配合。
過去對計劃與完成指標之間的差異習以為常，這里有認識不足的問題，也有手段落后的問題。數據匯集不準確、信息反饋不及時，各個部門都有自己的數據管道，口徑未必一樣，來源也不盡相同，所以總會出現偏差比較大的情況。但是，使用OA系統后，從技術手段上應該說解決了“數據管道、數據口徑和來源”這樣那樣的問題，就應該追求更高的“數據契合度”，“既要看得準(計劃好)，也要干得好(業績增長)”。
通過這樣一些問題，使得對待像計劃、成本、銷售收入、費用這樣的數目字的時候，每個組織成員都必須進行充分的討論甚至是爭論，以便達成共識。那么，衡量這些共識是否達成的一個標準，就是計劃與完成的契合程度。 因此，商務領航合強OA系統將成為泉州永豐紙業下一步推行“管理全計劃、全預算”的良好工具和平臺。
2、對企業推行ERP的影響
OA系統實施部署快、見效快，較ERP簡單，因此，OA系統給永豐紙業將來更大企業管理系統ERP提供了很好的熱身。OA系統整合了泉州永豐紙業的日常管理、業務運作、管理系統和企業信息化的理念與方法， 形成完善的自動辦公，協助永豐紙業實現多地域、多部門、多層次的資源整合，調動相關研發、生產、市場、銷售等不同部門進行合作的一套解決方案，它的作用在于加速實現了永豐紙業經營目標，使之成為一個日漸高效率、高產出的中小企業，為不遠將來泉州永豐紙業立足福建、走向全國、做大做強打下一個堅實的基礎。
如今許老板一談起商務領航合強OA協同辦公平臺，就豎起大拇指說，“商務領航‘麻雀雖小，五臟俱全’，一個月就那幾百元，少請客吃飯一餐就夠，值，值!”
許老板又精打細算一筆賬了——“一是節支降耗取得經濟效益。我公司采用的是商務領航合強OA辦公自動化系統，簡單易用，功能強大，適用性好，單就網上收發文、網上審批等無紙化辦公每年就可減少各種會議費用、電話開支、辦公耗材等上萬元，帶來明顯經濟效益;二是加速協同與溝通提高辦公效率。無紙化辦公、內部管理系統的數字化，大大提高企業工作效率，加速企業內部信息的溝通，增強企業面對瞬息萬變的市場的快速反應能力與競爭能力，使永豐紙業管理運作體系逐步走在行業前列。”
“我也OA了!”
